こんにちは。AIlandです。
集計作業やデータ管理に悩んだ経験がある方は多いと思います。
表計算ツールはMicrosoftのExcelが代表と言っても過言ではありませんが、購入費がかかる上に、パソコンにインストールする手間もかかります。
そんな中、Googleが提供する「スプレッドシート」が注目を集めています。
Googleスプレッドシートは、完全無料で使用できるクラウド型表計算ツールです。
クラウド上で作動しているため、ソフトウェアのインストールが不要で、Googleアカウントがあれば無料で使用することができます。
最大の特徴は、15GBまで無料で使用できる点です。
データはクラウド上に自動的に保存されるため、データが保存できていなかったという心配は不要。
スマートフォン・タブレット・パソコンといった、デバイスを問わずにデータにアクセスできる点も魅力の1つです。
複数人が同時に1つのファイルを編集できる点は、チームの生産性の改善に繋がります。
今回の記事では、Googleスプレッドシートとは何かを初心者にもわかりやすく解説します。
無料で使用できる最強のツールを活用して、仕事の効率をUPさせてください！
特徴１．15Gまで無料で保存できる
Googleアカウントは無料で15GBのストレージが提供されています。
Googleのクラウドにデータが保存されるため、デバイスの容量を気にすることなく使用できます。
15GBという容量を無料で提供している企業は他にありません。
| 企業 | 容量 |
| 15GB | |
| Dropbox | 5GB |
| iCloud | 2GB |
| Microsoft | 5GB |
スプレッドシートの平均的なサイズは以下の通りです。
| サイズの目安 | 容量の目安 | 保存できるファイルの目安 | |
| 標準的なシート | 10行×10列 | 約50〜200KB | 約30,000ファイル |
| 中規模なシート | 1,000行×30列 | 約200KB〜1MB | 約15,000ファイル |
| 大規模なシート | 10,000行以上 | 1〜5MB | 約3,000ファイル |
個人・法人問わず、15GBは十分な容量であると言えます。
しかし、15GBという容量は以下のサービスで共有されるため、注意が必要です。
・Gmail
・Googleドライブ
・Googleフォト：2021年6月から追加
複数のGoogleアカウントを作成し、使用目的や用途によって使い分けることも選択肢の1つです。
管理が煩雑になる可能性があるため、重要なデータを取り扱う場合は、有料プランに移行することが推奨されます。
○Google Oneの料金
| 容量 | 月額料金 | 年間料金 |
| 100GB | 250円 | 2,500円 |
| 200GB | 380円 | 3,800円 |
| 2TB | 1,300円 | 13,000円 |
Googleスプレッドシートだけで容量が不足することはありません。
もし、容量が不足しても月額250円から容量を追加できるため、費用面でも心配は無用です。
個人・法人問わず非常に嬉しいサービスだと言えます。
特徴２．完全無料で利用できる
Googleスプレッドシートの最大の魅力は、Googleアカウントを作成するだけで完全無料ですぐに使い始めることができる点です。
MicrosoftのExcelは、購入費がかかる上に、パソコンにインストールする手間がかかります。
両者の料金を比較を表で比較してみました。
| 費用 | |
| Googleスプレッドシート(個人) | 0円 |
| Googleスプレッドシート(法人) | 0円 |
| Microsoft 365 Personal | 14,900円／年間 |
| Office Home ＆ Business 2021 | 43,980円 |
Googleスプレッドシートは、個人でも、法人でも費用は発生しません。
一方、Excelは法人契約する場合は更に高額の費用が発生します。
無料と聞くと、「機能に制限があるのではないか？」と、不安に思うかもしれませんが、心配は不要です。
基本的な関数の利用・グラフ作成・データ分析・表計算といった基本的な機能が揃っています。
無料で使用できる機能は別の記事で解説しております。
上記の全ての機能を無料で使用できる点はもはや感動です。
特徴３．自動保存機能で安心
Googleスプレッドシートでは、以下の編集を行う度に自動的に保存されます。
・行や列を追加または削除
・グラフを作成・編集する
・シートの名前を変更する
・数字や文字を入力する
・数式を追加・変更する
入力や編集を行うと、数秒以内に自動的に保存されます。
Excelのように「Ctrl＋S」の操作や、「保存」をクリックする必要は一切ありません。
この「自動保存機能」が本当に優秀なんです！
優秀な理由は別の記事で解説しております。
特徴４．多様なデバイスからアクセスできる
Googleスプレッドシートは、スマートフォン・タブレット・パソコンといった、デバイスを問わずにデータにアクセスできます。
「会社のパソコンにしかファイルがない…」といった経験がある方は多いと思います。
これは、生産性を低下させるだけでなく、従業員のストレスの原因となり、メリットはありません。
しかし、Googleスプレッドシートでは、全てのデータがクラウドに保存されるため、場所を問わずに常に最新のファイルにアクセスすることが可能です。
朝は自宅のパソコンで作業し、通勤中にスマートフォンで編集した箇所を確認し、職場で編集を続行するといったことも可能です。
Googleスプレッドシートを使用することで、場所に縛られずに作業できます。
育児・家事と仕事を両立できる可能性を秘めているため、今後の活用が期待されます。
各デバイスで可能な作業は別の記事で解説しております。
特徴５．リアルタイムで共同編集ができる
Excelでは、複数人が同時に1つのファイルにアクセスすることはできませんでした。
そのため、別々のファイルで作業したものを統合するという非常に面倒な作業が発生するため、生産性が低下する原因となっていました。
一方、Googleスプレッドシートは、リアルタイムで共同編集ができます。
複数人が同時に同じスプレッドシートを編集できる機能はチームでの生産性を確実に向上させます。
まるで同じ部屋で作業をしている感覚になり、チーム内のコミュニケーションも活発となる点も魅力の1つだと言えます。
今回の記事では語り尽くせない便利な機能となっています。
こちらも別の記事で詳細に解説しております。
Googleスプレッドシートが活用できる場面
○個人
Googleスプレッドシートは日常生活でも便利に使用できます。
・家計簿 ・献立表 ・読書リスト ・旅行の計画 ・目標管理などで活用できます。
多様なデバイスからファイルにアクセスできるため、外出先でもストレスなく記録できます。
○法人
Googleスプレッドシートは仕事の効率や生産性を確実に向上させます。
・アンケート集計 ・在庫管理 ・タスク管理 ・プロジェクト管理 ・予算管理などの場面で活用できます。
リアルタイムで情報を共有できる点は革新的なサービスを活用しない手はありません。
○教育
Googleスプレッドシートは学校でも広く利用されています。
・課題提出管理 ・成績管理 ・出席管理 など、教師と生徒の情報共有もスムーズに行えます。
Google Classroomと連携することで、一貫した体制をとることができます。
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電話番号：090-5744-2187
メール：info@boost-ngs.com
Instagram：boost_510
まとめ
Googleスプレッドシートは、無料で使用できる高機能な表計算ツールです。
主な特徴は以下の通りです。
１．無料で15GBも使用できる
２．完全無料で利用できる
３．編集が自動で保存される
４．様々なデバイスからアクセスできる
５．リアルタイムで共同編集ができる
また、データ管理は現代社会において非常に重要です。
Googleスプレッドシートは、Googleによって保護されています。
データは暗号化されて保存され、二段階認証などのセキュリティ機能も利用できます。
共有状態を徹底的に管理することで、必要な人だけがアクセスする環境を構築できます。
Googleスプレッドシートは共同作業に最適なツールとして活躍するため、まずは気軽に試用してみることをオススメします。
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